KETENTUAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH Dr. H. ABDUL MOELOEK PROVINSI LAMPUNG  SESUAI 

E.   TUGAS DAN WEWENANG

1. PPID Mempunya tugas dan wewenang sebagai berikut :

 

a.  Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu di setiap Unit/Satuan Kerja di bawah

b.  Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi kepada publik;

c.  Melakukan verifikasi bahan infomrmasi publik;

d.  Melakukan uji konsekuensi atas informasi yang dikecualikan;

e.  Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi; dan

f.   Menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat.

 

2. Kewenangan PPID terdiri atas :

 

a.    Menolak memberikan informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

b.   Meminta dan memperoleh informasi dari unit kerja/komponen/satuan kerja yang menjadi cakupannya;

c.    Mengoordinasikan pemberian pelayanan informasi dengan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional yang menjadi cakupan kerjanya;

d.   Menentukan atau menetapkan suatu informasi dapat/tidaknya diakses oleh publik; dan

e.    Menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional untuk membuat, mengumpulkan, serta memelihara informasi dan dokuementasi untuk kebutuhan organisasi.

 

 

F.   HAKEKAT PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

Merupakan pemberian pelayanan kepada pemohon Informasi publik secara ramah, cepat, tepat waktu dan sederhana, serta biaya ringan.

 

G.  AZAS PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

Penyelenggaraan pelayanan dengan azas secara transparan, efektif dan efisien serta akuntable.

 

H.  LINGKUP PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

Pelayanan informasi publik yang dilaksanakan oleh PPID Rumah Sakit Umum Dr. H. Abdul Moeloek Provinsi Lampung berkisar berbagai hal yang berkaitan dengan informasi dan data.

 

Dalam penyelenggaraan pelayanan publik harus memiliki standar pelayanan yang berkaitan dengan system pelayanan, waktu kerja, mekanisme, prosedur, jangka waktu penyelesaian, biaya/tarif, konsultasi dan laporan serta jenis keberatan atas pemberian informasi.

 

J.   SISTEM PELAYANAN

1.     Front Office

Melayani secara langsung baik melalui tatap muka maupun lewat media lainnya (surat, telepon/fax, e-mail, website, facebook dan Whatsup)

2.     Back Office

Dilakukan pelayanan tindak lanjut pemohon oleh Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi, Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi, serta Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi.

 

K.  WAKTU KERJA PELAYANAN INFORMASI
Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi, PPID Pembantu menetapkan waktu pelayanan pada hari kerja mulai Senin sampai dengan Jum’at sebagai berikut :

·         Senin s.d Kamis        : Pukul 07.30 - 15.30 WIB

·         Istirahat                     : Pukul 12.00 - 13.00 WIB

·         Jumat                        : Pukul 07.00 – 02.00 WIB

·         Sabtu                        : Pukul 07.30 - 12.00 WIB

 

 

L.   MEKANISME PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK

1.   Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/ pengguna informasi publik, PPID melalui desk layanan informasi publik, memberikan layanan langsung dan layanan melalui media cetak dan elektronik :

2.   Layanan informasi secara langsung, yaitu layanan informasi publik yang dikategorikan wajib tersedia setiap saat, dengan mekanisme pelayanan sebagai berikut:
Pemohon Informasi datang ke desk layanan informasi dan mengisi formulir permintaan informasi dengan melampirkan identitas fotocopy KTP pemohon dan identitas lembaga

a.    Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik kepada pemohon informasi publik

b.   Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik

c.    Petugas memenuhi permintaan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi. Apabila informasi yang diminta masuk kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku

d.   Petugas memberikan tanda bukti penyerahan informasi publik kepada pengguna informasi publik.

3.   Layanan informasi melalui baik online maupun cetak, yaitu informasi publik yang tersedia dan diumumkan secara berkala dilayani melalui website Rumah  Sakit Daerah Dr. H. Abdul Moeloek dan dan media cetak yang tersedia

 

M. JANGKA WAKTU PENYELESAIAN

1.   Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan

2.   Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan diterima oleh PPID. PPID wajib menanggapi permintaan informasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan ini meliputi permintaan informasi diterima, permintaan informasi ditolak dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan diterima atau ditolak

3.   Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan

4.   Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam bentuk softcopy atau data tertulis, serta biaya apabila dibutuhkan untuk keperluan penggandaan atau perekaman. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan Undang- Undang Keterbukaan Informasi Publik (KIP).

 

N.   KONSULTASI DAN LAPORAN

Dalam melayani kebutuhan data dan informasi yang diminta oleh pemohon informasi, maka petugas PPID sebelum memberikan kepada pemohon informasi agar dikonsultasikan terlebih dahulu jawabannya kepada Ketua PPID, karena persetujuan tersebut untuk menunjukkan keabsahan jawaban yang diberikan. Untuk keperluan laporan rutin PPID Pembantu kepada PPID Provinsi dilakukan setiap bulan selaku Atasan PPID Pembantu yang memuat : permintaan informasi publik yang sudah dipenuhi, tindak lanjut, belum terpenuhi/dalam proses, maupun penolakan permintaan informasi publik disertai alasan penolakan.

Setiap pemohon informasi dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada atasan PPID berdasarkan :

a.     Penolakan atas permintaan informasi, karena alasan pengecualian pada pasal 17 Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008

b.     Tidak disediakannya informasi berkala

c.     Tidak ditanggapinya permintaan informasi

d.     Permintaan informasi ditanggapi tetapi tidak sebagaimana diminta

e.     Tidak dipenuhinya permintaan informasi

f.      Pengenaan biaya yang tidak wajar

g.     Penyampaian informasi yang melebihi waktu yang diatur dalam Undang-undang

 

P.   KEDUDUKAN PPID PEMBANTU

 

a.    Ketua PPID adalah Sub Koordinator Subtansi Pemasaran, Pengelolaan Pelanggan dan Informasi Publik.

b.   Atasan langsung ketua PPID Pembantu adalah Ka Bagian Perencanaan dan Anggaran RSUDAM.

  

Q.  TUGAS DAN FUNGSI PPID PEMBANTU

 

Tugas:

Yaitu mengelola dan melayani informasi publik serta dokumentasi disatuan kerja

 

Fungsi:

a.     Pengidentifikasian dan pengumpulan Data dan Informasi Publik di SKPD

b.     Pengolahan, penataan dan penyimpanan data dan atau informasi public yang diperoleh di Satuan Kerjanya

c.     Penyeleksian dan Pengujian data dan Informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi yang dibuka untuk publik dan ditetapkan oleh pejabat yang berwenang

d.     Pengujian asesibilitas atas suatu informasi publik

e.     Penyelesaian sengketa pelayanan informasi

f.      Pelaksanaan koordinasi dengan PPID Provinsi dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik serta dokumentasi.

  

R.  PENGUMPULAN INFORMASI

 

Dalam Penyediaan informasi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tahapan sebagai berikut :

a.     Mengenali tugas pokok fungsi satuan kerjanya

b.     Mendata kegiatan yang (telah, sedang dan akan) dilaksanakan oleh Satuan Kerja

c.     Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan (sumber dari pejabat, arsip dsb)

d.     Membuat daftar jenis – jenis informasi dan dokumen.

 

S.   PENGKLASIFIKASIAN INFORMASI

 

Dalam proses pengklasifikasian, informasi dibagi menjadi 2 (dua) kelompok yaitu : Informasi yang wajib dan informasi yang dikecualikan dengan penjelasan sebagai berikut :

 

1.   Informasi yang wajib Disediakan dan diumumkan secara berkala

a.    Profil yang meliputi seperti sejarah singkat, struktur organisasi, tujuan, kedudukan, tugas dan ungsi, program kerja dan sebagainya

b.   Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Rumah Sakit Umum Daerah Dr. H. Abdul Moeloek Provinsi Lampung. Laporan Akuntabilitas kinerja, dan sebagainya

c.    Informasi mengenai laporan keuangan, seperti laporan realisasi anggaran, laporan pendapatan daerah, laporan pertanggungjawaban keuangan dan sebagainya

d.   Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundangan

e.    Informasi yang lebih detil atas permintaan

2.   Diumumkan secara serta merta

a.    Informasi mengenai bencana alam, seperti daerah potensi tsunami, gunung meletus, tanah longsor, banjir dan sebagainya

b.   Informasi mengenai limbah berbahaya, seperti laporan hasil pemeriksaan limbah bahan kimia yang berada di sungai, laut atau daerah pemukiman

c.    Informasi mengenai kebocoran reactor nuklir, seperti penggunaan reactor nuklir untuk pembangkit tenaga listrik

d.   Informasi mengenai penggusuran lahan, seperti penggusuran lahan untuk kepentingan umum

e.    Hal lain yang mengancam hajat hidup orang banyak

 

3.   Tersedia Setiap Saat

a.    Daftar seluruh informasi publik yang berada dibawah penguasaan Pemerintah Provinsi Lampung, tidak termasuk informasi yang dikecualikan

b.   Hasil Keputusan Pemerintah Provinsi Lampung dan Latar Belakang pertimbangannya

c.    Seluruh kebijakan yang ada serta dokumen pendukungnya dapat dilihat dan/atau dibaca di SKPD

d.   Rencana kerja program/kegiatan, termasuk perkiraan pengeluaran tahunan pemerintah Provinsi Jawa Timur dapat dilihat dan/atau dibaca di SKPD

e.    Perjanjian Pemerintah Provinsi Lampung dengan pihak ketiga

f.     Informasi dan Kebijakan yang disampaikan Pejabat Pemerintah Provinsi Jawa Timur dalam pertemuan yang terbuka untuk umum

g.    Prosedur kerja pegawai Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat dan/atau

h.   Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

 

4.   Informasi Yang Dikecualikan

a.    Informasi yang dikecualikan adalah informasi sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 pasal 17 dan 18.

b.   Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam mengelompokkan informasi yang dikecualikan:
1)Ketat, artinya untuk mengkategorikan informasi yang dikecualikan harus benar-benar mengacu pada metode yang valid dan mengedepankan obyektifitas

c.    Terbatas, artinya informasi yang dikecualikan harus terbatas pada informasi tertentu untuk menghindari penafsiran yang subyektif dan kesewenangan

d.   Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi yang secara mutlak dikecualikan ketika kepentingan publik yang lebih besar menghendakinya

e.    Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi bahaya yang mendasari penentuan suatu informasi harus dirahasiakan apabila informasi tersebut dibuka.

f.     Untuk lebih menjamin suatu informasi dapat dibuka atau ditutup secara obyektif, maka metode sebagaimana tersebut pada poin c dilengkapi dengan uji kepentingan publik yang mendasari penentuan informasi harus ditutup sesuai dengan kepentingan publik

g.    Pengklasifikasian akses informasi harus disertai pertimbangan tertulis tentang implikasi informasi dari sisi politik, ekonomi, social budaya, dan pertahanan keamanan

h.   Usulan klasifikasi akses informasi yang bersifat ketat dan terbatas sebagaimana dimaksud pada huruf b angka 1) dan 2) tersebut diatas, diajukan oleh SKPD yang memeiliki kemandirian dalam mengelola kegiatan, anggaran dan administrasi.

i.     Penetapan sebagaimana tersebut pada huruf b angka 3) dilakukan melalui rapat pimpinan.

 

T.   PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI

 

Dalam pelaksanaan pelayanan informasi, manakala terjadi sengketa informasi karena tidak terpenuhinya dari pemohon, maka ada mekanisme yang perlu diperhatikan yaitu :

1.   Apabila PPID Pembantu akan menolak memberikan informasi publik yang tidak sesuai dengan pe

2.   Peraturan perundang-undangan, dengan prosedur sebagai berikut: 

 

a.    PPID mempersiapkan daftar pemohon dan/atau pengguna informasi yang akan ditolak

b.   PPID mengadakan rapat koordinasi dengan anggota Tim paling lambat 3 hari kerja setelah surat permohonan diterima

c.    Hasil Keputusan rapat dituangkan dalam berita acara yang ditanda tangani oleh seluruh peserta rapat

d.   Hasil Keputusan rapat didokumentasikan secara baik

 

3.   Apabila PPID Pembantu akan memberikan tanggapan atas keberatan yang disampaikan pemohon informasi publik secara tertulis, maka dilakukan sebagai berikut  :

a.    PPID mempersiapkan daftar keberatan yang disampaikan pemohon atau pengguna informasi

b.   PPID mengadakan rapat koordinasi dengan anggota Tim paling lambat 3 hari kerja setelah surat permohonan diterima

c.    Hasil keputusan rapat dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh seluruh peserta rapat

d.   Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara baik

 

4.   Penyelesaian sengketa

a.    PPID menyiapkan bahan-bahan terkait sengketa informasi

b.   PPID menyusun kajian dan pertimbangan hukum untuk disampaikan kepada atasan PPID

c.    Pada saat sengketa informasi berlanjut ke Komisi Informasi, PTUN, dan MA maka PPID melakukan pendampingan hukum untuk penyelesaian sengketa informasi Demikian standart operasional prosedur yang telah dibuat untuk pedoman dan acuan kerja ini dapat membantu Tim PPID RSUDAM dalam rangka memenuhi pelaksanaan Undang- Undang Nomor 14 Tahun 2008.

 

U.    PERLINDUNGAN TERHADAP PELAPOR ATAU PEMBERI INFORMASI ATAU KOMPLAIN BERUPA JAMINAN KERAHASIAAN IDENTITAS PELAPOR

 

Perumusan aturan tentang Pelindungan Data Pribadi dapat dipahami karena adanya kebutuhan untuk melindungi hak individu di dalam masyarakat, sehubungan dengan pemrosesan Data Pribadi baik yang dilakukan secara elektronik dan nonelektronik menggunakan perangkat olah data. Pelindungan yang memadai atas Data Pribadi akan mampu memberikan kepercayaan masyarakat untuk menyediakan Data Pribadi guna berbagai kepentingan masyarakat yang lebih besar tanpa disalahgunakan atau melanggar hak pribadinya. Dalam pelayanan informasi setiap pemprosesan data pribadi dilakukan dengan memberikan perlindungan kepada subjek data pribadi atas data pribadinya dan data pribadi tersebut agar tidak di salah gunakan. Data Pribadi terdiri atas:

 

1.    Data Pribadi yang bersifat spesifik

a.     Data dan informasi kesehatan

b.     Data biometrik

c.     Data genetika

d.     Catatan kejahatan

e.     Data anak

f.      Data keunagan pribadi

g.     Data lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

 

 

2.    Data Pribadi yang bersifat umum:

a.     Nama lengkap

b.     Jenis kelamin

c.     Kewarganegaraan

d.     Agama

e.     Status perkawinan

f.      Data Pribadi yang dikombinasikan mengidentifikasi seseorang.

 

---

PENUTUP

Ketentuan ini menjadi pedoman bagi seluruh pejabat dan pegawai RSUD Dr. H. Abdul Moeloek dalam melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi publik.
Hal-hal yang belum diatur dalam ketentuan ini akan disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan dan arahan PPID Utama Pemerintah Provinsi Lampung.